Систем квалитета је управљачки систем којим се доводи до остварења постављених циљева у погледу квалитета пословања и пружања услуга. Овај систем чине организациона структура, одговорност субјеката у организацији, процеси и ресурси потребни за управљање системом.

Документи и активности које организација проводи у складу са стандардом заједнички се називају систем управљања квалитетом. Систем управљања квалитетом обухвата сљедеће активности унутар организације:

• планирање и одржавање самог система
• управљање ресурсима (људски ресурси, инфраструктура)
• планирање, уговарање и продаја
• пројектовање и развој
• набавка
• производња и пружање услуга
• мјерења, анализа и побољшања процеса и система.

Контрола квалитета пружене услуге само је једна од активности које морају бити дефинисане и адекватно провођене како би систем управљања квалитетом могао успјешно функционисати. Сврха овог стандарда је повећање ефикасности организације кроз примјену процесног приступа.

Систем менаџмента квалитетом представља јединствени модел за уређење организација без обзира на њихову величину или област дјелатности. Стандард ISO 9001 за који имамо сертификат од 08. јуна 2010. године представља међународни стандард и међународну потврду и признање наше опредјељености да својим корисницима права и осигураницима пружимо квалитетну услугу. Увођење система ISO 9001 је од изузетне важности, јер сва правила, упутства, процедуре, документи, обрасци и остало што користимо у свакодневном раду, није нам нешто наметнуто или непознато. Смисао и сврха увођења система ISO 9001 је документовање свих поступака и процеса у Фонду, па је самим тим смањена могућност грешке у раду, произвољности и импровизације. Фонд ПИО РС је институција која се брине о подацима за 286.310 осигураника и 252.213 корисника права.

Пошто је број наших корисника услуга огроман, чак и мала грешка у раду може имати несагледиве последице. Управо документовањем свих процеса и описивањем свих поступака који се одвијају у Фонду, максимално се смањује могућност грешке и пружа квалитетна услуга нашим корисницима и осигураницима.

Фонд ПИО Републике Српске је почео са радом 28. јуна 1992. године и састоји из Централне службе, 6 филијала и 52 пословнице разуђених од Дринића до Требиња. Због кратког постојања, а и утицаја рата, Фонд није могао да успостави јединствен систем рада. До увођења система менаџмента квалитетом, а у складу са захтјевима стандарда ISO 9001, врло тешко се постизала униформност и једнообразност у раду тако да су се поједини документи (рјешења, извјештаји и сл.) разликовали до непрепознатљивости, и није се могао квалитетно пратити рад појединих служби, па самим тим ни благовремено реаговати како би се евентуални недостаци у самом процесу рада отклонили.

Суочен с тим проблемом менаџмент Фонда се одлучио да све процесе рада систематизује и документује. У том послу затражена је помоћ консултантске куће Истраживачког и технолошког центра (ИТЦ) Факултета техничких наука Универзитета у Новом Саду, јер се дошло до закључка да је потребно ангажовати стручњаке у тој области, управо из разлога што је систем менаџмента квалитетом (QMS) у то вријеме био релативно нов појам на нашим просторима.
Након снимања стања и начина рада у Фонду сачињен је Пословник о квалитету, процедуре и упутства које покривају сваку област рада Фонда.

Такође је организована обука за интерне провјериваче чиме је успостављен систем интерне контроле, као и обавезне екстерне контроле од стране сертификационе куће, чега до успостављања система менаџмента квалитетом није било. Редовне интерне провјере за резултат имају боље праћење спровођења и бољу примјену свих процедура и упутстава, као и отклањање евентуалних неусаглашености. Обављање интерних провјера обавља се од стране 59 сертификованих интерних провјеривача, колико има Фонд ПИО РС.

Дана 08.јуна 2010. године извршена је сертификација Фонда за пензијско и инвалидско осигурање Републике Српске за систем менаџмента квалитетом (QMS) ISO 9001 : 2008, од стране београдског огранка SGS Ltd (Societe Generale de Surveillance) највеће свјетске компаније за верификацију, испитивање и сертификацију, са сједиштем у Женеви.

Сертификат је Фонду ПИО РС додијељен на Дан службе Фонда ПИО – 28.јуна 2010.године. У овој дјелатности Фонд ПИО је међу првима од држава у окружењу који је добио Сертификат ISO, којим се потврђује систем и стандард квалитета у поступцима и процедурама нашег рада.

Као неке од предности имплементације система менаџмента квалитетом истичемо:

Сертификат ISO 9001 је потврда о успјешном задовољавању захтјева међународног стандарда ISO 9001 Систем управљања квалитетом. Организације које посједују сертификат ISO 9001 доказују успјешно имплементиран систем управљања квалитетом у својој организацији. Организације могу имати успостављен систем управљања квалитетом према захтјевима стандарда ISO 9001, али тек поступком сертификације доказују да је тај систем успјешно имплементиран и на тај начин њихови клијенти и остали учесници у процесима могу имати пуно повјерење у уведени систем управљања квалитетом.

Процес сертификације подразумјева трогодишњи циклус, који се састоји од једне сертификационе провјере и двије надзорне провјере. Приликом екстерних провјера утврђује се степен испуњености захтјева које прописује стандард. Свака неиспуњеност захтјева стандарда евидентира се као неусаглашеност. Од степена и броја неусаглашености зависи важење издатог сертификата.

Резултати досадашњих провјера система управљања квалитетом (ISO 9001) у Фонду ПИО РС:

– 26.05.2010. – сертификациона провјера – двије мање неусаглашености;
– 20.05.2011. – прва надзорна провјера – нема неусаглашености;
– 11.05.2012. – друга надзорна провјера – једна мања неусаглашеност;
– 20. и 21.05.2013. – ресертификациона провјера – нема неусаглашености;
– 09. и 10.06.2014. – прва надзорна провјера – нема неусаглашености;
– 21.05.2015. – друга надрзорна провјера – нема неусаглашености;
– 23. и 24.05.2016. – ресертификациона провјера – три мање неусаглашености;
– 02.06.2017. – прва надзорна провјера – нема неусаглашености;
– 25.05.2018. – друга надрзорна провјера – нема неусаглашености;
– 23. и 24.05.2019. – ресертификациона провјера – нема неусаглашености;
– 25.05.2020. – прва надзорна провјера – нема неусаглашености;
– 31.05.2021. – друга надзорна провјера – нема неусаглашености;
– 23. и 24.05.2022. – ресертификациона провјера – нема неусаглашености;
– 30. и 31.05.2023. – прва надзорна провјера – нема неусаглашености;
– 23. и 24.05.2024. – друга надзорна провјера – нема неусаглашености;
– 20.05.2025. – ресертификациона провјера – нема неусаглашености;